¿Quién debe depositar las cuentas en el registro mercantil?

Las empresas están obligadas a depositar las cuentas anuales en el registro mercantil para que cualquier persona pueda acceder a su información contable.

Son los administradores quienes comunicarán las cuentas anuales, el informe de gestión y la propuesta de aplicación del resultado, así como las cuentas y el informe de gestión consolidados.

Pero, ¿qué son las cuentas anuales?

Las cuentas anuales son los documentos contables que recopilan la información financiera de una empresa cada 12 meses.

Están formadas por el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, un estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio, un estado de flujos de efectivos y la memoria. Estos documentos deben mostrar una imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la sociedad.

Estas cuentas anuales serán aprobadas por la junta general y los acuerdos relativos a su aprobación se recogerán en un acta de Junta General de socios de carácter universal.

¿Quién está obligado a presentar las cuentas anuales?

Esta obligación legal de presentar las cuentas anuales afecta a:

• Sociedades anónimas.
• Sociedades limitadas.
• Sociedades extranjeras, que tengan sucursal en España.
• Fondo de pensiones.
• Sociedades comanditarias.

Por tanto, los empresarios individuales o autónomos no están obligados a presentar sus cuentas anuales en el registro mercantil.

¿Cómo se presentan las cuentas anuales en el registro mercantil?

Las cuentas anuales se presentan en el registro mercantil de la misma provincia donde se tenga el domicilio fiscal. Sin embargo, actualmente es posible también aprovechar la plataforma online del Colegio de Registradores. El plazo máximo de presentación de la documentación necesaria será de siete meses desde el cierre del ejercicio social.

Documentación a presentar

• Modelo normalizado de cuentas anuales, incluyendo autocartera e información medioambiental.
• Instancia de presentación por triplicado.
• Certificado del acta de la junta general de socios, si es de aplicación.
• Justificante del pago bancario del depósito.
• Consejos sobre la presentación de cuentas anuales.

Sanciones económicas

Pese a parecer un simple trámite, su presentación en el registro mercantil tiene una gran importancia ya que es un requisito legal que casi todas las empresas deben cumplir.

Si se supera el plazo de presentación sin que se haya realizado el proceso, el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas puede imponer una sanción económica que va desde los 1.200 hasta los 60.000 euros. Y puede llegar a los 300.000 euros en los supuestos de grandes empresas, si no los hubiesen presentado.

Pasado este plazo, se sigue teniendo la obligación legal de presentar las cuentas anuales, por lo que, si llega a transcurrir un año, se procede al cierre provisional de la hoja registral.

Éstas son consecuencias administrativas, pero hay otras más a tener en cuenta. Por ejemplo, la mala imagen que se puede ofrecer a bancos y proveedores, sobre todo en lo que se refiere a análisis de riesgos.

Beneficios

Presentar las cuentas anuales puede traer beneficios para la empresa ya que se pueden identificar algunos errores. La subsanación de defectos en las cuentas anuales no comporta ninguna sanción y permite corregir información financiera que ayudará a la empresa en su contabilidad.

Además, presentar las cuentas anuales de forma correcta permite a los proveedores y empresas de crédito contar con información fiable y contrastada sobre la compañía.

Esto hace mucho más fácil conseguir un crédito y otorga una ventaja competitiva clave respecto a aquellas empresas que no presenten las cuentas de la forma adecuada y dentro de plazo

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