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Te recordamos cuáles son las principales responsabilidades y obligaciones en materia laboral y de Seguridad Social que, como empresario/a, debes tener en cuenta.
Alta del trabajador
Las comunicaciones de alta del trabajador a la Seguridad Social se realizarán con carácter previo al inicio de la actividad.
Contratos
Por norma general, todos los contratos deben ser indefinidos.
El contrato temporal se limita a circunstancias de la producción y sustitución del trabajador y se da prioridad al indefinido.
El contrato temporal por circunstancias de la producción, para situaciones imprevisibles o por desajuste temporal de empleo, no podrá durar más de seis meses, ampliables a otros seis. Para situaciones previsibles y delimitadas se puede utilizar durante un total de 90 días, nunca de forma continuada.
El trabajador temporal será fijo si acumula 18 meses de trabajo en dos años. Se convertirán en indefinidos los temporales fraudulentos y los que acumulen 18 meses de trabajo, en un plazo de 24 meses, en el mismo o distinto puesto de trabajo con la misma empresa o grupo de empresas.
El contrato fijo discontinuo se establece para trabajos de naturaleza estacional o de temporada, con períodos de ejecución ciertos. A efectos de antigüedad se tendrá en cuenta toda la duración de la relación laboral y no el tiempo de servicios prestados.
Personas con discapacidad
Las empresas con una plantilla de 50 o más trabajadores están obligadas a que, al menos, un dos por ciento sean personas con discapacidad.
Prevención de riesgos laborales
El empresario debe tomar las medidas establecidas legalmente para la protección de la seguridad y la salud de los trabajadores. Son, básicamente, estas:
- Plan de prevención de riesgos laborales y evaluación de riesgos.
- Planificación de las actividades de prevención.
- Información, consulta y participación de los trabajadores.
- Formación de trabajadores.
- Vigilancia y control de la salud.
La función inspectora en materia de prevención de riesgos laborales corresponde a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social ya los técnicos habilitados en materia de prevención de riesgos laborales de la Generalidad de Cataluña.
Protección de datos de carácter personal
El empresario está obligado al cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal, LOPD, en lo que se refiere al tratamiento de los datos personales de las personas físicas.
La LOPD afecta a las personas jurídicas (empresas, asociaciones, fundaciones…) a las personas físicas (trabajadores autónomos) ya las administraciones públicas. Se estará sometido a la LOPD siempre que se tengan datos de carácter personal (nombres, apellidos, dirección, DNI, número de la Seguridad Social, fotografías…).
Registro de la jornada laboral
La empresa tiene el deber de garantizar el registro diario de la jornada, que incluirá el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada empleado, sin perjuicio de la flexibilidad horaria existente. El registro de la jornada será obligatorio para todos los trabajadores de la empresa.
Conservar la documentación
El empleador conservará, durante cuatro años, la documentación, registros o soportes informáticos en los que se hayan transmitido los datos que acrediten el cumplimiento de las obligaciones en materia de afiliación, altas, bajas o variaciones, así como los documentos de cotización y recibos justificativos del pago. Ejemplos: contratos de trabajo, y anexos adicionales; nóminas; recibos de liquidación de cotizaciones.
Bajas médicas
Se elimina la obligación que tenía la persona trabajadora de presentar en la empresa tanto la baja médica como los sucesivos comunicados de confirmación, durante el primer año de baja.
La norma legal obliga al médico de cabecera, la mutua y la empresa colaboradora de la Seguridad Social a enviar de forma telemática los datos del proceso de baja médica a la propia empresa. Por eso recomendamos establecer una política de empresa donde se especifique que el trabajador tiene la obligación de comunicar la ausencia, aunque no deba justificarla.
Seguros de convenio
Es obligatorio contratar el seguro, según lo que establezca el convenio colectivo del sector. La suscripción de este seguro deberá reflejarse también en las nóminas de los trabajadores. Por tanto, a nivel de gestión es necesario que nos facilites el coste anual del seguro para preparar debidamente las nóminas de los empleados.
Registro anual de salarios
La transparencia salarial implica la información retributiva de cada puesto de trabajo. Todas las empresas, tanto personas físicas como jurídicas, independientemente del número de trabajadores, están obligadas a contar con registro anual de salarios.
Los salarios estarán segregados por sexo. Este registro incluirá la media aritmética y la media de lo que realmente se ha percibido por categoría o puestos de igual valor, diferenciando el salario de los complementos y percepciones extrasalariales. Recordamos que la Inspección de Trabajo podrá solicitar este registro.
Plan de Igualdad
De acuerdo con la Ley de Igualdad, todas las empresas deben velar por la igualdad de oportunidades en el ámbito laboral y deben adoptar medidas, previa negociación o consulta con la representación legal de las personas trabajadoras, para evitar cualquier tipo de discriminación entre mujeres y hombres en su organización. En algunos casos, estas medidas se articulan mediante un Plan de Igualdad.
Las empresas tienen la obligación de elaborar y aplicar un Plan de Igualdad en los siguientes casos:
- Si están obligadas por el propio convenio colectivo.
- Si tienen más de 50 trabajadores.
- Cuando la autoridad laboral, previo procedimiento sancionador, haya acordado la sustitución de la sanción por la implantación de un Plan de Igualdad.
- El Plan debe renovarse cada cuatro años.
Canal de denuncias
Las empresas con más de 50 trabajadores tendrán que disponer de un canal de denuncias, una herramienta diseñada para garantizar la protección y la integridad de todas aquellas personas que forman parte de una empresa y que quieran denunciar una infracción cometida dentro de su entorno laboral.
Su objetivo es que cualquier empleado, cliente o proveedor pueda denunciar una irregularidad cometida por la empresa de forma anónima, por lo que se desconocerá el origen de la denuncia, lo que es una tranquilidad para todas aquellas personas que quieran denunciar.
Protocolo contra el acoso sexual
Todas las empresas y organizaciones están obligadas a promover un sistema interno de prevención, detección y corrección de situaciones de acoso y acoso sexual. Esto supone disponer de un protocolo de acoso laboral obligatorio, donde se recojan los principios y pautas de actuación ante este tipo de conductas, el procedimiento de investigación de los hechos y un canal de comunicación con garantías y confidencial a través del cual notificar este tipo de conductas y sucesos.
Protocolo de desconexión digital
Poder desconectar de las obligaciones de trabajo fuera del horario laboral es fundamental para lograr una buena armonía entre la vida personal y laboral de los equipos. Y así poder cuidar la salud mental.
Todas las empresas están obligadas a tener un protocolo de desconexión digital, independientemente del tamaño, número de empleados y área de actividad.
Plan LGTBI
Las empresas que tengan más de 50 trabajadores deben tener un plan para la igualdad laboral y contra el acoso y la violencia en el trabajo de las personas del colectivo LGTBI. El Plan LGTBI deberá formar parte de los protocolos de la empresa, tanto si éste ha sido consensuado con el Comité de Empresa o no.
El Plan LGTBI debe incluir cláusulas de igualdad de trato y no discriminación, medidas para que las empresas contribuyan a su contratación, garantía para el desarrollo de la carrera profesional y promoción, además de formación para los empleados de la empresa sobre sensibilización con el colectivo y utilizar un lenguaje correcto y respetuoso.
Asimismo, deben garantizar los permisos y beneficios sociales, reconocer los diferentes tipos de familias y tener un régimen de infracciones y sanciones para aquellos comportamientos que atenten contra la libertad sexual, la orientación o la forma de expresarse.
Facturación electrónica
Aunque desde 29 de julio de 2025 es obligatorio que todo el software de facturación comercializado en España esté certificado, la exigencia de uso para los contribuyentes se ha aplazado para el año 2027 tras la aprobación del Real Decreto-ley 15/2025. Este nuevo calendario permite una transición más segura hacia la plena digitalización de las transacciones comerciales. El uso de estos sistemas será exigible a partir del 1 de enero de 2027 para empresas sujetas al impuesto sobre sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto de autónomos y pymes.
Ley del Becario
La Ley del Becario establece derechos y condiciones mínimas para las personas becarias, como compensaciones económicas y acceso a formación, mejorando sus condiciones laborales. Norma obligatoria para empresas que ofrezcan prácticas o utilicen personas becarias.
Si necesitas más información no dudes en contactar con DATOS y SERVICIOS