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Uno de los pilares de la Ley antifraude (Ley 11/2021, RD 1007/2023 y orden HAC/1177/2024) es la obligatoriedad de utilizar un software certificado. Esto significa que el sistema debe contar con una acreditación oficial que garantice el cumplimiento de los requisitos técnicos exigidos por la Agencia Tributaria.
Así pues, para cumplir con los plazos que marca esta norma, todas las empresas tendrán que utilizar exclusivamente software certificado para gestionar su facturación.
Esto ocurrirá a partir del 1 de enero de 2026, cuando entrará en vigor la obligación de utilizar este software. Por otra parte, los autónomos tendrán hasta el 1 de julio de 2026 para su adopción. Aunque ese plazo es más amplio, anticiparse será clave para evitar problemas en el futuro.
¿A quién afecta?
A empresas y autónomos que emitan sus facturas mediante sistemas informáticos. Y tiene como objetivo garantizar la trazabilidad, integridad e inalterabilidad de los registros de facturación.
La norma exige que cada registro de facturación incluya un número de identificación fiscal, así como los nombres y apellidos de la persona que está obligada a realizar la factura, además de la denominación social del negocio. Asimismo, la factura llevará número y serie y fecha de expedición. Y también debe dejar claro qué tipo de factura es: completa o simplificada. Y marcar el IVA u otras obligaciones tributarias.
¿Qué implica su utilización?
- Uso obligatorio de Sistemas Informáticos de Facturación, SIF, homologados.
- La prohibición del software de doble uso, modificación o eliminación de facturas.
- La incorporación del código QR y mención VeriFactu en cada factura.
- La opción de envío automático de los registros a la Agencia Tributaria, modalidad VeriFactu.
¿Quién está obligado a adoptar esta norma?
Según el Real Decreto 254/2025, publicado el pasado 2 de abril, a partir del 1 de enero de 2026, la Ley antifraude obligará a operar con un software adecuado a todas las empresas de ese país que emitan facturas y tengan sede en territorio nacional.
Y a partir del 1 de julio de 2026 serán el resto de los obligados tributarios, incluidos los autónomos, quienes tendrán que operar con programas de facturación que eviten las dobles contabilidades. Ambos no deben tributar por módulos ni deben estar en el régimen del SII, Suministro Inmediato de Información.
¿Se puede llevar la gestión con una hoja de cálculo?
No. El gran perdedor con la llegada de la Ley antifraude es Excel. En caso de que una pyme gestione su facturación con una simple hoja de cálculo como Excel o Word, estará incumpliendo la normativa y los principios de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.
Sanciones por incumplimiento
El incumplimiento de la normativa puede acarrear sanciones graves, tanto para usuarios como para fabricantes de software.
En el caso de los usuarios supondrá una multa de hasta 50.000 euros por cada ejercicio fiscal en el que se haya utilizado un programa de facturación que no cumpla la normativa o que haya sido modificado para evitar el registro correcto de las operaciones. La mera tenencia de un programa de facturación que no cumpla la normativa será también motivo de sanción.
Te recomendamos planificar la adaptación, puesto que puede implicar la sustitución o actualización del software, formación del personal y revisión de los procesos de facturación. Si necesitas más información no dudes en contactar con nosotros DATOS Y SERVICIOS